Jurnal Sistem Inventory Gudang Berbasis Web Dan SMS Gateway

SISTEM INVENTORY GUDANG PADA PT. CENDRAWASIH WIPUTRA MANDIRI BERBASIS WEB DAN SMS GATEWAY

Wisma Irawan Making^1,*, Marcelinus Petrus Saptono, S.Kom.,

M.Cs.², Rendra Soekarta, S.Kom.,MT.³

¹ Mahasiswa Program Studi Teknik Informatika Universitas Muhammadiyah Sorong

² Dosen Pembimbing 1 Program Studi Teknik Informatika Universitas Muhammadiyah Sorong

³ Dosen Pembimbing 2 Program Studi Teknik Informatika Universitas Muhammadiyah Sorong

ABSTRAK

PT. Cendrawasih Wiputra Mandiri merupakan perusahaan yang bergerak dibidang jasa dan media. Pada bidang jasa, PT. Cendrawasih Wiputra Mandiri bergerak pada jaringan televisi kabel. adapun masalah yang dihadapi pendataan barang masih secara manual, yaitu menggunakan buku, aplikasi microsoft word dan microsoft excel, File-file data barang yang tersimpan masih terpisah, memerlukan waktu saat pencarian data, jumlah stok barang yang ada di gudang tidak sesuai dengan data dan keterlambatan order barang yang dibutuhkan.  Tujuan Penelitian ini adalah membuat sistem yang dapat digunakan untuk mengolah data barang masuk, data barang keluar, dan stok barang. Membuat sistem inventory gudang berbasis web dan SMS Gateway dan mengimplementasikan sistem inventory gudang berbasis web dan SMS Gateway  di PT. Cendrawasih Wiputra Mandiri.  Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan metode waterfall  dengan tahapan analisis kebutuhan, desain, implementasi program, pengujian sistem dan pemeliharaan. Hasil dari penelitian ini yaitu sistem inventory gudang berbasis web dan SMS gateway. sistem ini dibangun menggunakan bahasa pemprogram PHP 5.6.31, gammu 1.33.0 dan database mysql 4.8.2. Sistem ini dapat mengirimkan pesan informasi data gudang berupa data stok barang, data barang masuk, data barang keluar dan data pemakaian kabel. Gammu berfungsi sebagai penghubung antara perangkat modem dengan sistem yang akan dibuat untuk dapat mengirimkan dan menerima SMS.

Kata Kunci: Sistem Inventory, SMS Gateway, Waterfall, PHP, Gammu, Mysql    

 I.          PENDAHULUAN

1.1      Latar Belakang

PT. Cendrawasih Wiputra Mandiri merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa dan media. Pada bidang jasa, PT. Cendrawasih Wiputra Mandiri bergerak pada jaringan televisi kabel, yaitu menyalurkan siaran melalui media kabel dan memberikan pelayanan gangguan siaran. Tugas dari admin gudang adalah mendata setiap barang yang masuk, barang keluar dan stok barang yang ada digudang. Sistem pendataan barang yang dilakukan oleh admin gudang yaitu dengan mencatatat setiap barang masuk, barang keluar dan stok barang pada buku, dan menginputkannya ke dalam microsoft word dan microsoft excel. Data barang masuk yang dicatat yaitu nama barang, jumlah dan transportasi yang digunakan. Data barang keluar yang dicatat yaitu nama pengguna, nama barang, jumlah dan alamat. Data stok barang yang dicatat yaitu nama barang yang digudang dan stok yang ada pada gudang. setiap data yang dicatat tersimpan pada file dan buku yang terpisah-pisah.

Masalah yang ada dalam perusahaan adalah pendataan barang masih secara manual, yaitu menggunakan buku, aplikasi microsoft word dan microsoft excel, File-file data barang yang disimpan masih terpisah, memerlukan waktu saat pencarian data, seperti pencarian data barang masuk dan barang keluar berdasarkan tanggal, admin gudang akan mencari data dengan mengamati data tersebut satu-persatu. Selain itu masalah lain yaitu jumlah stok barang yang ada di gudang tidak sesuai dengan data yang dimiliki oleh admin gudang dan keterlambatan order barang yang dibutuhkan.

Berdasarkan masalah diatas, penulis memberikan solusi dengan membuat sistem inventory gudang berbasis web dan SMS Gateway yang dapat mengolah data barang masuk, barang keluar, stok barang dan laporan data gudang melalui pesan SMS sebagai informasi ke pimpinan dan penanggung jawab.

Berdasarkan latar belakang tersebut, maka akan dilakukan penelitian dengan judul ”Sistem Inventory Gudang Pada PT. Cendrawasih Wiputra Mandiri Berbasis Web Dan SMS Gateway” menggunakan gammu yang dapat mempermudah perusahan dalam mendata barang-barang kebutuhan teknisi, mengawasi barang yang diterima dan barang yang dikeluarkan.

1.2      Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan maka rumusan masalah yang akan dibahas dalam penelitian ini adalah :

1.     Bagaimana cara membuat sistem yang dapat digunakan untuk mengolah data barang masuk, data barang keluar, stok barang dan mengirimkan pesan informasi data gudang?

2.     Bagaimana cara membuat sistem inventory gudang berbasis web dan SMS Gateway menggunakan gammu ?

3.     Bagaimana cara mengimplementasikan sistem inventory gudang dan mengirim pesan inforamasi data gudang berbasis web dan SMS Gateway di PT. Cendrawasih Wiputra Mandiri?

1.3      Maksud Dan Tujuan Penelitian

1.     Membuat sistem yang dapat digunakan untuk mengolah data barang masuk, data barang keluar, stok barang dan mengirimkan pesan informasi data gudang.

2.     Membuat sistem inventory gudang berbasis web dan SMS Gateway menggunakan gammu.

3.     Mengimplementasikan sistem inventory gudang berbasis web dan SMS Gateway  di PT. Cendrawasih Wiputra Mandiri.

1.4      Batasan Masalah

1.     Sistem ini dibangun dan dirancang meliputi pendataan karyawan, pendataan barang masuk, pendataan barang keluar, pendataan stok barang, pendataan pemakaian kabel dan pemberitahuan informasi data gudang melalui SMS.

2.     Sistem inventory gudang ini berbasis web offline, dapat di akses melalui jaringan local area network (LAN) dan digunakan oleh user atau pengguna yang terdaftar pada sistem inventory gudang.

3.     Sistem ini dibangun menggunakan bahasa pemprograman PHP 5.6.31, gammu 1.33.0 dan menggunakan Database Mysql 4.8.2

4.     Pesan informasi yang dikirim dari admin ke user berupa teks.

   II.     LANDASAN TEORI

Pengertian Sistem Inventory

Sistem informasi Persediaan adalah suatu sistem untuk mengumpulkan dan memelihara data menjelaskan mengenai persediaan barang, mengubah data tersebut menjadi informasi dan melaporkan kepada pemakai (Indriani, Sudarmadi, 2015, p.2).

Pengertian Sistem

Sebuah sistem terdiri dari berbagai unsur yang saling melengkapi dalam mencapai tujuan dan sasaran. Unsur-unsur yang terdapat dalam sistem istilah yang disebut subsistem. Subsistem-subsistem tersebut harus saling berhubungan dan berinteraksi melalui komunikasi yang relevan sehingga sistem dapat bekerja secara efektif dan efisien (Iswandy, 2015, p.3).

Pengertian Web

Menurut Tohirudin (2013), WWW (World Wide Web) adalah kumpulan web server (penyedia web) dari seluruh dunia yang berfungsi menyediakan data dan informasi. Melalui WWW atau bisa disebut web kita dapat mengakses informasi berupa teks, gambar, suara, video, dan animasi (dalam Yusmiarti, 2016, p.3).

Gambar 1  Komponen Aplikasi Berbasis Web

Sumber : Andri, Arifin, Wilson (2013)

Mysql

Mysql adalah salah satu program yang dapat digunakan sebagai database, dan merupakan salah satu sofware untuk database server yang banyak digunakan. Mysql bersifat open source dan mengunakan sql. Mysql bisa dijalankan diberbagai plalform misalnya Windows, Linux, dan lain sebagainya (ANDI, MADCOMS, 2011, p.140).

Gammu

Gammu adalah service yang disediakan untuk membangun aplikasi yang berbasis SMS gateway. Selain mudah, aplikasi SMS gateway dengan gammu adalah free. Ada dua mekanisme kerja dari gammu yaitu sebagai aplikasi dan sebagai deamon. Gammu sebagai aplikasi akan bekerja ketika perintah gammu dijalankan pada lingkungan shell beserta perintahnya disertakan sesuai fungsi yang diinginkan. Sedangkan sebagai deamon, gammu ditandai dengan dijalankannya perintah SMSd pada shell. Pada prinsipnya cara kerja gammu yaitu menghubungkan modem/ponsel dengan PC. SMS yang diterima di modem/ponsel akan diambil oleh gammu untuk dipindahkan ke dalam database yang telah diatur sebelumnya (Arifin, Ibrahim, 2015, p.5).

Gambar 2 Arsitektur Gammu

Sumber: Arifin, Ibrahim (2015)

SMS Gateway

SMS Gateway adalah proses pengiriman pesan dengan format yang telah ditentukan dengan mendapatkan balasan pesan secara langsung yang di kirimkan ke dalam SMS center. Cara kerja SMS Gateway adalah pengirim mempersiapkan laptop atau PC yang di lengkapi dengan modem dan kartu sim yang sudah ada pulsanya. Data SMS yang dikirim melewati BTS dan selanjutnya data SMS di simpan sementara pada SMSC dan di lanjutkan melewati BTS sebelum penerima mendapatkan balasan SMS dan sebaliknya penerima dapat membalas SMS tersebut ke nomor yang semula sesuai dengan format yang telah ditentukan untuk menerima reply balasan SMS (Rawung, 2017, p.2).

 

Gambar 3 Cara Kerja SMS Gateway

Sumber : Rawung (2017)

 

      I.     Metedologi Penelitian

Lokasi Penelitian

Lokasi penelitian dilakukan pada PT. Cendrawasih Wiputra Mandiri Jl. Danau Maninjau No. 19 Kelurahan Pal Putih Distrik Sorong Barat dengan Latitude -0.860527 dan Longitude 131.252665.

 

  

Gambar 4 Peta Lokasi PT. Cendrawasih Wiputra Mandiri

Tahapan Penelitian

1.     Wawancara

Kegiatan wawancara dilakukan dengan Operasional Manager PT. Cendrawasih Wiputra Mandiri dan penanggung jawab gudang mengenai kendala selama pendataan barang gudang dan kebutuhan sistem yang akan dibuat. Selain itu wawancara juga dilakukan dengan admin gudang yaitu Poppy Pea mengenai data apa saja yang dicatat saat barang masuk, barang keluar, pemakaian kabel dan proses pendataan stok gudang.

2.     Observasi

Pengamatan langsung mengenai alur proses barang masuk dan barang keluar sebagai bahan informasi yang akan diolah untuk pembuatan sistem inventory gudang.

3.     Dokumentasi

Pengumpulan data-data dari gudang mengenai apa saja yang dicatat atau diinputkan saat proses barang masuk dan barang keluar.

4.     Kepustakaan

Pengumpulan data yang dilakukan secara langsung dari sumber-sumber lain seperti buku, jurnal.

Bagan Alir Penelitian

Bagan Alir di bawah ini merupakan langkah-langkah yang diambil untuk mendukung proses penelitian yang akan dibuat agar penelitian dapat berjalan lebih terarah dan sistematis.

 

Gambar 5  Diagram Alir Penelitian

Arsitektur Sistem Inventory Gudang Berbasis Web Dan SMS Gateway

Arsitektur ini menjelaskan proses sistem inventory gudang dapat dijalankan sampai informasi data gudang dapat diterima oleh pimpinan dan penanggung jawab gudang. Admin gudang akan mengakses sistem inventory gudang untuk menginputkan dan melihat data-data gudang. Untuk menjalankan sistem inventory gudang, sistem harus mengakses Webserver. Data-data  yang ada pada sistem inventory gudang tersimpan pada database mysql. Saat proses pengriman SMS, gammu akan mengakses database mysql, selanjutnya gammu akan mengirim SMS ke pimpinan dan penanggung jawab. SMS yang dikirim akan melalui mobile network operator. Setiap pesan yang masuk, pesan keluar dan pesan terkirim  akan disimpan pada database mysql. User super admin memiliki akses full pada pada system yaitu dapat melihat, menginputkan dan melakukan pengaturan pada sistem.

Gambar 6 Arsitektur Sistem Inventory Gudang berbasis Web dan SMS Gateway

      I.     ANALISA DAN PEMBAHASAN

Analisa Kebutuhan

a.     Analisa Kebutuhan Fungsional

Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan yaitu dengan wawancara, observasi dan dokumentasi, maka dapat disimpulkan untuk kebutuhan fungsional adalah sebagai berikut :

1.     Sistem memiliki dua jenis user yaitu user super admin yang memiliki akses full terhadap sistem, user admin gudang sebagai pengguna yang bertugas menginputkan data-data inventory gudang, data karyawan, menerima pesan masuk dan mengirim informasi data gudang melalui SMS.

2.     Sistem hanya dapat diakses jika user melakukan login kedalam sistem

3.     User admin gudang memiliki tugas antara lain :

1)       Mengolah data barang masuk

2)       Mengolah data barang keluar

3)       Mendata data barang yang terdapat data stok barang tetapi tidak dapat menghapus dan mengedit data barang.

4)       Mendata pemakaian kabel

5)       Mendata setiap karyawan yang terlibat langsung dalam proses barang masuk, barang keluar dan pemakaian kabel

6)       Memberikan informasi data gudang kepada pimpinan dan penanggung jawab gudang melalui pesan SMS

7)       Melakukan export data barang masuk, barang keluar data barang, data pemakaian kabel dan data karyawan

8)       Mencetak laporan data barang masuk, barang  keluar, data barang, data pemakaian kabel dan data karyawan

9)       Pimpinan dan penanggung jawab gudang menerima data gudang melalui SMS dan dapat mengirim pesan balasan.

b.     Analisis Kebutuhan Hardware

Kebutuhan perangkat keras yang digunakan untuk pengembangan  sistem ini antara lain :

1.     Processor Intel(R) Core(TM) i5-2320

2.     Memory (RAM) 4 GB

3.     Harddisk 1 TB

4.     Keyboard

5.     Mouse

6.     Modem Telkomsel Flash

7.     Kartu Simpati

c.     Analisis Kebutuhan Software

Kebutuhan perangkat lunak yang digunakan untuk pengembangan sistem ini antara lain :

1.     Sistem Operasi Windows 7

2.     Xammp 5.6.31 sebagai aplikasi Web server dan Mysql Server (database server)

3.     Gammu 1.33.0 untuk SMS Gateway

4.     Notepad ++ Dan Adobe Dreamweaver MX 2004 untuk pengkodean sistem

5.     Visio 2013 untuk perancangan sistem

6.     Browser : Mozilla Firefox, Safari, Google Chrome dan sejenisnya.

Flowchart Sistem Inventory Gudang Berbasis Web Dan SMS Gateway

Menjelaskan urutan-urutan dari prosedur yang ada dalam sistem dan menunjukan apa yang dikerjakan oleh user.

 

Gambar 7 Flowchart Sistem Inventory Gudang Berbasis Web Dan SMS Gateway

 

Use Case Diagram

Interaksi user dalam sistem inventory gudang

 

Class Diagram

Class diagram digunakan untuk menggambarkan keadaan (atribut/properti) suatu sistem, sekaligus menawarkan layanan untuk memanipulasi keadaam tersebut (metoda/fungsi).

  

 

Gambar 9 Class Diagram Sistem Inventory Gudang

Activity Diagram

1.     Activity Diagram Login

Menggambarkan aliran aktifitas user dapat login ke menu utama program.

Gambar 10 Activity Diagram Login

Implementasi

a.     Implementasi Interface

Implementasi interface merupakan tampilan menu-menu yang ada pada sistem inventory gudang berbasis Web dan SMS Gateway.

1.     Tampilan Halaman Login

Gambar 14 Tampilan Halaman Login

2.     Tampilan Halaman Data Barang Masuk

Gambar 18 Tampilan Halaman Data Barang Masuk

3.     Tampilan Halaman Kirim Pesan

Gambar 20 Tampilan Halaman Kirim Pesan

4.     Tampilan Halaman Pesan Masuk

Gambar 22 Tampilan Halaman Pesan Masuk

5.     Tampilan Halaman Cetak Laporan Data Barang

Gambar 24 Tampilan Halaman Cetak Laporan Data barang

6.     Tampilan Hasil Export Data Barang Masuk

Gambar 28 Tampilan Hasil export Data Barang Masuk

7.     Tampilan Hasil SMS Informasi Data Gudang

Gambar 30 Tampilan Hasil SMS Informasi Data Gudang

Pengujian

pengujian dilakukan untuk mengetaui apakah terdapat trouble atau error pada sistem. pengujian dilakukan dengan menggunakan metode black box yaitu pengujian fungsi-fungsi yang ada pada sistem. Hardware yang digunakan untuk pengujian yaitu komputer sebagai perangkat untuk mengakses sistem, sim card, dan modem sebagai perangkat penghubung antara sistem dengan informasi yang dikirimkan melalui SMS.

      I.     PENUTUP

Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian yang telah di lakukan maka dapat diambil beberapa kesimpulan, yaitu :

1.       Sistem inventory gudang yang dibangun berhasil dapat menginputkan data  barang, barang masuk, barang keluar, data pemakaian kabel, data karyawan yang terlibat langsung dalam proses barang masuk dan barang keluar.

2.       Sistem berhasil mengirimkan pesan informasi data gudang berupa teks dari admin dikirimkan ke user (pimpinan dan penanggng jawab). 

3.       User (pimpinan dan penanggung jawab) dapat menerima pesan berupa teks dan mengirim balasan.

Saran

Saran dari penulis untuk pengembangan sistem berikutnya dan penelitian selanjutnya yaitu :

1.     Pengembangan dari bahasa pemprograman PHP ke bahasa pemprograman mobile.

2.     Sistem dapat di onlinekan dengan tingkat keamanan data yang baik

3.     Adanya penambahan agar user dapat mengirimkan informasi data gudang dari sistem ke email tujuan.

4.     Sistem SMS Gateway dengan pengiriman SMS terjadwal.

                             

DAFTAR PUSTAKA

ANDI & MADCOMS (2011). Aplikasi Web Database Dengan Dreamweaver dan PHP-MySQL. Yogyakarta: ANDI.

Andri, Arifin, & Wilson (2013). Perancangan Framework Aplikasi Web Wiphp. STMIK Mikroskil, Medan.

Arifin, M., Ibrahim, A. (2015). Pengembangan Sistem Informasi SMS Gateway Dalam Meningkatkan Layanan Komunikasi Sekitar Akademika Fakultas Ilmu Komputer Unsri. Jurnal Sistem Informasi (JSI), 7(2), 1-13.

Indirani, K & Sudarmadi. (2015). Sistem Informasi Inventory Alat Tulis Kantor (Atk) Menggunakan Metode Waterfall. Jurnal Techno Nusa Mandiri, 7(1), 1-8.

Iswandy, E. (2015). Sistem Penunjang Keputusan Untuk Menentukan Penerimaan Dana Santunan Sosial Anak Nagari Dan Penyalurannya Bagi Mahasiswa Dan Pelajar Kurang Mampu Di Kenagarian Barung-Barung Balantai Timur. Jurnal TEKNOIF (Teknik Informatika Institut Teknologi Padang, 3(2), 1-10.

Rawung, P. (2017). Buku Pintar Aplikasi SMS Dengan Gateway Dan Mysql. Yogyakarta: Gava Media.

Soekarta, R. (2015). Rancang Bangun Sistem Informasi Akademik Berbasis Web (Studi kasus Universitas Muhammadiyah Sorong). Insect (Informatics and Security). Jurnal Informatika, 1(1), 1-8.

Yusmiarti, K. (2016). Perancangan Sistem Distribusi Produk Teh Hitam Berbasis Web Pada PTPN VII Gunung Dempo Pagar Alam. Jurnal Informatika, 4(2), 1-11.